Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV)

In der Finanzbuchhaltung von Unternehmen stellt die Verarbeitung der Eingangsrechnungen einen Kernprozess dar. Speziell dieser Vorgang lässt sich gut standardisieren, da dieser Prozess bereits fest definiert ist. Üblicherweise besteht der Vorgang der ERV aus den folgenden Schritten. In der Regel erfolgt der Durchlauf einer Eingangsrechnung in Unternehmen immer in den folgenden Schritten:

  • Erfassung (Einscannen und Erkennen)
  • Prüfung und Freigabe
  • Einhaltung von Fristen (Skonto, Zahlung)
  • Archivierung

Das Risiko

Früher erfolgte der Versand von Rechnungen per Post. Nach Eingang wurden Rechnungen zum Teil mehrfach kopiert und in Ordnern abgelegt. Der Durchlauf und die Prozesse zur Prüfung/ Freigabe waren umständlich und langwierig, weshalb oftmals Skonto- oder Zahlungsfristen versäumt wurden. Fragen oder Auskünfte zum Status der Bearbeitung konnten nur umständlich erteilt werden. Und der Aufwand für zuverlässige Finanz- und Liquiditätsplanung war hoch.

Die Lösung

Eine moderne ERV ist daher häufig der erste Schritt von Unternehmen in die Digitalisierung von Informationen, weil die Risiken erkannt wurden und der Prozess effektiv gestaltet werden soll. Prozesse werden optimiert, die Effizienz gesteigert und für eine zuverlässige Planungs- und Revisionssicherheit gesorgt. In der Nutzung einer digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt ein hohes Potential zur Kosteneinsparung in Unternehmen.

Das Ergebnis

Beim Eingang werden Rechnungsinhalte gescannt, ausgelesen, automatisch erkannt und an das ERP-System übergeben. Ein definierter Freigabe-Prozess wird unmittelbar danach gestartet und überwacht. Durch den beschleunigten Durchlauf werden nun Skonto-und Zahlungsfristen eingehalten. Auf alle relevanten Rechnungsinformationen kann transparent und schnell, entsprechend den definierten Berechtigungen zugegriffen werden. Die Dokumente werden revisionssicher archiviert. Und natürlich kann diese Lösung in ERP-Systeme integriert werden.





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