E-Mail Archivierung

Der Großteil an geschäftsrelevanter Korrespondenz in Unternehmen wird heute überwiegend per E-Mail abgewickelt. Gesetzliche Vorgaben erfordern eine langfristige Aufbewahrung dieser E-Mails, nachvollziehbar und strukturiert. Mit einer integrierten E-Mail-Archivierung können diese Vorgaben umgesetzt werden. Gleichzeitig sind die Daten vor Verlust geschützt.

Wesentliche Funktionen sind:

  • Strukturierte Ablage
  • Volltextrecherche
  • Revisionssichere Archivierung

Das Risiko

Das zentrale Element in der schriftlichen Korrespondenz im Geschäftsalltag ist mittlerweile die E-Mail. Allerdings können E-Mails versehentlich gelöscht werden und sind dann unwiederbringlich verloren. Außerdem stehen sie nicht allen Mitarbeitern zu Recherchezwecken zur Verfügung, da sie in der Regel nur im E-Mail Client des jeweiligen Mitarbeiters gespeichert werden. Damit sind sie nicht vor Verlust geschützt und wichtige Informationen können verloren gehen oder sind nicht global nutzbar.

Die Lösung

Ein funktionierendes E-Mail-Management ist ein grundlegender Bestandteil in der Infrastruktur von Unternehmen. Geschäftsrelevanter Schriftverkehr wir für alle berechtigten Mitarbeiter verfügbar und gleichzeitig wird der Verlust von Daten und Informationen. Ein E-Mail Management unterstützt die Optimierung von Prozessen, trägt zu Effizienzsteigerung bei und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Das Ergebnis

Entsprechend den definierten Berechtigungen kann auf relevante Informationen transparent und schnell zugegriffen werden. Die Inhalte und Anlagen können global stehen allen berechtigten Mitarbeitern zur Recherche und Verarbeitung zur Verfügung und können revisionssicher archiviert werden. Die Integration in die Benutzeroberfläche des E-Mail Clients erfolgt nahtlos.





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