Digitale Akten

Erfolgreiche Unternehmen nutzen digitale Akten zur Reduzierung von Papierarchiven, für die Zentralisierung von Firmeninformationen und zur Optimierung von Suche und Recherche. Sämtliche Informationen dienen in Unternehmen als Basis für die tägliche Arbeit. Ist die Organisation der Informationen gut strukturiert, steigert das die Effektivität in der täglichen Arbeit. Die bereits vorhandenen standardisierten Lösungen und abteilungsbezogenen Akten können zur Erfüllung von individuellen Anforderungen jederzeit erweitert werden um z.B.

  • Kundenakte
  • Lieferantenakte
  • Projektakte
  • Maschinenakte
  • Fahrzeugakten

Das Risiko

Mitarbeiter legen ihre Daten in individuellen Strukturen ab, zum Teil noch in gedruckter Form in Aktenschränken und womöglich noch an verschiedenen Standorten. Die Aktualität der Daten kann nicht gewährleistet werden, Recherche wird umständlich, Auskünfte sind oft nicht auf dem aktuellen Stand und auch eine sichere Datenhaltung ist nur schwer zu bewerkstelligen.

Die Lösung

Sind die Risiken erkannt, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine Digitalisierung und Zentralisierung von Dokumenten und Informationen. Das beschleunigt die Recherche durch die Mitarbeiter, die damit schneller und genauer Auskunft erteilen können, was die Servicequalität steigert. Darüber hinaus wird wertvolle Lager- oder Bürofläche frei, die nun nicht mehr für Papierarchive verschwendet werden muss.

Das Ergebnis

Alle Informationen sind nun revisionssicher und zentral verfügbar, so dass nun alle Nutzer je nach Berechtigung zeitgleich und standortübergreifend darauf zugreifen können. Versionierung sorgt für die Aktualität der Daten und Rückverfolgbarkeit. Digitale Akten machen das Arbeiten mit Informationen nicht nur schneller und bequemer, sondern auch sicherer als die Arbeit mit Informationen auf Papier. Die Verbindung zu und Integration in die führenden Systeme wie ERP, CRM oder E-Mail-Client ist möglich.





Wir freuen uns auf Sie

Wir helfen seit 18 Jahren Unternehmen und Organisationen dabei, ihr ganzes Potential zu entfalten, indem wir maßgeschneiderte Lösungen und Dienste anbieten, die Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfachen und neugestalten.